Gestione documentale e fatturazione elettronica

Chi tra i lettori di questo Blog possiede o lavora in un’impresa, che ha quotidianamente a che fare con qualche organo della Pubblica Amministrazione, avrà sicuramente sentitoparlare, dal proprio commercialista, delle variazioni e delle modifiche che sono state introdotte dalle ultime normative vigenti, in materia di gestione documentale e di fatturazione elettronica. Senza addentrarci troppo nell’argomento, proviamo a riassumere quali obblighi questo comporta, da un punto di vista della gestione di tutti i documenti e della corrispondenza che vengono emessi o ricevuti da un’azienda privata, nei confronti della PA.

fatturazione elettronicaSiamo tutti consapevoli che, come regolato dall’Art. 2220 del Codice Civile,  o ni documento originale emesso o ricevuto, compresa la corrispondenza cartacea o via fax, nonché i documenti fiscali, quali le fatture ed i DdT (documenti di trasporto) delle merci, debbano essere conservati per un periodo non inferiore ai 10 anni. Questo è valido sempre ed in ogni caso e riguarda anche tutti i cittadini privati, nei confronti delle fatture che sono state emesse da parte dei fornitori di energia, come luce, gas, etc: infatti, nel caso di una controversia sull’esito del pagamento, è il pagatore che deve dimostrare, documento alla mano, di aver adempiuto correttamente e con le modalità previste al pagamento delle fatture di fornitura (un tempo chiamate bollette). Se per un privato conservare 10 anni di fatture di luce, gas, telefono, etc. potrebbe occupare lo spazio di un classificatore, per un’azienda in crescita, gli spazi per archiviare così tanta carta, costringerebbero l’impresa a destinare loro sempre un maggior spazio fisico, non produttivo che si tradurrebbe in un puro e semplice costo aziendale. Per fortuna che ad introdurre una prima variazione della normativa, ci ha pensato la cosidetta “Tremonti1”, ovvero la legge n. 489 del 08/08/1994 che ha modificato opportunamente l’art. 2220, aggiungendo un terzo comma che permette l’uso di “supporti di immagini” per l’archiviazione dei suddetti documenti. Una bella svolta burocratica! Naturalmente il concetto sopracitato deve essere esteso anche a tutti quei documenti prodotti e ricevuti da un’azienda, compresi i registri per le scritture contabili, tutti i registri ed i documenti che riguardano la gestione del personale. Inoltre già da tempo si sente parlare di fatturazione elettronica, ovvero di un sistema certificato ed attendibile che permetta la riduzione del volume della carta stampata negli uffici privati e della PA. La normativa è quindi articolata e variegata ed abbraccia tutta la complessa questione della gestione documentale che, secondo il nostro parere, è un sistema certificato di gestire i documenti secondo le normative vigenti fatte di regole e di disposizioni nell’uso di precisi strumenti, delle imprese che vogliono intrattenere rapporti commerciali con la PA.

 

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